Skip to main content

Avantatges i desavantatges de la presentació cronològica

La presentació cronològica és un mètode per a la presentació de documents que us permet mantenir tots els documents associats a una transacció o relació de negoci en particular. El seu principal avantatge és que la presentació cronològica és un registre complet. És capaç de dir una història sobre la transacció o la relació amb una persona desconeguda amb els esdeveniments. No obstant això, la presentació cronològica té els seus desavantatges i el mètode de presentació de les germanes pot oferir un sistema millor, depenent dels documents que es mantenen.

Els fitxers cronològics comencen amb el document amb data més antic.

Definició

La presentació cronològica significa organitzar documents, rebuts i altres registres utilitzant la data del document o la data en què es va crear o modificar el fitxer. El document més antic es col·loca al principi del fitxer i tots els documents posteriors es col·loquen d’una manera similar segons la data i el mes (p. Ex., 1 d’agost, 15 de setembre, 30 d’agost).

Pros

La presentació cronològica és un mètode excel·lent per a compres importants i relacions comercials significatives. Tots els documents relacionats es conserven des de la data de compra o d'inici de la relació fins al dia actual, el que us permetrà explicar amb precisió com s'han produït els esdeveniments i quines persones o entitats han participat. La exhaustivitat de la presentació cronològica pot ser especialment útil en els litigis. La presentació cronològica també permet accedir ràpidament als documents específics que necessiteu sense necessitat de cercar tot el fitxer sempre que conegueu el termini en què es van crear o modificar els documents.

Contres

La presentació cronològica pot produir fitxers grans que ocupin una gran quantitat d’espai. A més, els fitxers cronològics poden contenir documents sense importància, com ara cartes de formulari i correspondència rutinària, que no cal presentar. Atès que es conserven tots els documents relacionats amb un assumpte, pot resultar difícil treure fàcilment un document concret que necessiteu si no coneixeu la data en què va ser creada o modificada. Una manera de mitigar aquest inconvenient és mantenir un índex de tots els documents del fitxer amb una columna que enumeri la data del document i una segona columna que descrigui el document de manera que pugueu localitzar fàcilment un document concret. L’índex s’hauria d’actualitzar cada vegada que s’afegeixi un nou document al fitxer.

Presentació cronològica inversa

Un altre mètode de presentació relacionat, però diferent, és la presentació cronològica inversa. Mitjançant aquest mètode, el document més recent es col·loca al principi del fitxer amb la presentació de tots els documents d’una manera similar (per exemple, l’1 de juny, l’1 de maig, l’1 d'abril). Si s’utilitza el mètode cronològic o cronològic invers és una preferència personal, però molta gent prefereix aquesta última per presentar articles com ara targetes de crèdit pagades o factures d’equipaments perquè poques vegades cal accedir a factures més antigues i confirmacions de pagament.